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資訊專欄INFORMATION COLUMN

選型云ERP中五個不能忽視的問題

venmos / 3002人閱讀

摘要:企業(yè)在選擇云系統(tǒng)時,尤其如此。云系統(tǒng)中的每個因素都與公司成長模式有關(guān)。成本蠕變成本蠕變或許是最普遍也是最容易被負責人忽略的,對云系統(tǒng)的產(chǎn)生的影響也是更為負面的。如果你選擇的云服務(wù)組合是正確的,云系統(tǒng)的擴張就應(yīng)該是順其自然的。

一、在選擇過程中忽略重要的云屬性

企業(yè)在購買整合系統(tǒng)時要面對一系列的挑戰(zhàn)性,除了要理解公司行為方式和原因以外,還需要有考慮到其他因素。如果忽略了某個流程或要求,那么在這個步驟沒有發(fā)生問題時系統(tǒng)可以順利運行,一旦出現(xiàn)問題就會產(chǎn)生負面影響。

企業(yè)在選擇云 ERP 系統(tǒng)時,尤其如此。ERP 系統(tǒng)的處理流程是永久性的,活躍的處理鏈每一天都要不停地輸入存貨清單、輸出 AP,還要對信息進行分析。可惜無論多小心,由于多種原因,公司在選擇 ERP 系統(tǒng)時還是會犯錯,所以在鑄成大錯之前,一定要好好思考下面這些潛在的問題。

可擴展性

要成功實施云 ERP,很大程度上需要依賴公司的數(shù)據(jù)粒度(data granularity),以及計劃實施的速度。

我們需要關(guān)心的問題很多也很有深度。云 ERP 系統(tǒng)中的每個因素都與公司成長模式有關(guān)。如果你購買的系統(tǒng)不能靈活地應(yīng)對業(yè)務(wù)擴張,就很可能會影響到公司的發(fā)展。在公司的運營過程中,云 ERP 的一大優(yōu)勢是其固有的可擴展性,所以在這方面你就更加不能犯一點錯誤。

速度

對于那些只使用一或兩個云 ERP 模型的小型企業(yè)來說,或許不必將數(shù)據(jù)的輸出速度視為一種挑戰(zhàn)。但是隨著公司的發(fā)展,他們要從接收原始數(shù)據(jù)開始,不斷地完善自己的流程鏈,因此有效信息的傳遞就會變得非常重要。但是 ERP 系統(tǒng)或許無法靈活應(yīng)對這種迅速的發(fā)展,同樣,其也無法適應(yīng)全部數(shù)據(jù)在云端和公司之間的傳遞。

復(fù)雜性

所有云 ERP 系統(tǒng)都非常復(fù)雜,其復(fù)雜性取決于合作客戶何時、何地、如何對信息進行傳遞和管理。如果你的公司選擇了一款很容易使用的云 ERP,隨著公司規(guī)模的逐漸擴大,系統(tǒng)就無法提供足夠的功能。

可靠性

企業(yè)系統(tǒng)的可靠性決定了其使用效果,ERP 系統(tǒng)尤其如此。其中的原因很簡單,ERP 系統(tǒng)和其操作原理可以提供很大的知識價值,公司會依靠一個或多個云 ERP 模塊為其提供信息。但是如果在云 ERP 的停工期,公司突然發(fā)現(xiàn)自己錯失了關(guān)鍵性信息,業(yè)務(wù)鏈就會被破壞,并且會損害必要的周期性收益,甚至造成更壞的影響。

二、無法正確計算 TCO(總體擁有成本)

在使用云 ERP 系統(tǒng)的過程中,無法完全理解 TCO 會影響公司的償付能力。如果一家公司不理解或不關(guān)注云 ERP 的 TCO 帶來的成本壓力,就很可能會損失一定的資金,而且到年底核算時才會發(fā)現(xiàn)。

云 EPR 合同條款和條件可能包括很多不夠明顯的財務(wù)成本,在企業(yè)中很容易被忽視。如果使用云 ERP,企業(yè)的管理費用也會增加,一些企業(yè)很難負擔得起每個月的費用。項目經(jīng)理甚至可能會一想到云 ERP 的 TCO 所需的成本就會徹夜難眠。

直接影響

在 ERP 的所有成本中,位于成本食物鏈的頂端的 TCO 是最明顯的也最難處理的。所以一直以來,由于實在是過于明顯,TCO 通常是通過估計而非細致的計算得出的。

如果你的云項目的操作基礎(chǔ)是傳統(tǒng) EULA(最終用戶許可協(xié)議),負責人很難去花時間仔細閱讀并完全理解一份印刷精美的云安裝協(xié)議。當產(chǎn)品很有效時,很多人也不會去關(guān)注系統(tǒng)供應(yīng)商定期發(fā)布的關(guān)于增加成本的通知。也就是說,即使 TCO 每年增長四次,負責人也未必會知道。

間接影響

另一種云 ERP 的 TCO 也值得一提,即支撐和提高云 ERP 效率所需的成本,因為云 ERP 的服務(wù)協(xié)議是「統(tǒng)一定價」的,這些成本就經(jīng)常會被忽略。

以基礎(chǔ)架構(gòu)成本為例,很多負責人都無法準確計算出完善本地基礎(chǔ)架構(gòu)所需的成本,如在計算 TCO 時,需要考慮到有線及無線結(jié)構(gòu)的擴建、路徑的擴張以及網(wǎng)關(guān)矩陣。

其實這是一個很簡單的問題,要看上述那些擴張成本與 ERP 是否有關(guān),如果有關(guān),以上成本就應(yīng)該計入到 ERP 的 TOC 中,無論是否與云平臺本身有關(guān),企業(yè)管理者應(yīng)該確保自己能夠知道企業(yè)的資金流向了哪里。

附加影響

就像間接系統(tǒng)成本會影響云 ERP 的 TOC 那樣,附加的技術(shù)因素也會產(chǎn)生相似的影響。在基礎(chǔ)架構(gòu)內(nèi)部的每個角落都會產(chǎn)生這種成本,包括云、SaaS 部件、企業(yè)硬件、本地化軟件或是安全或低級使用系統(tǒng)等中間件。同樣,如果這些項目屬于 ERP 項目,就應(yīng)該被計入云 ERP 的 TOC 中。

成本蠕變(Cost Creep)

成本蠕變或許是最普遍也是最容易被負責人忽略的 TCO,對云 ERP 系統(tǒng)的 TCO 產(chǎn)生的影響也是更為負面的。原因之一是,大多數(shù) SaaS 成本都非常微小,或許每次只需支付 1-10 美元。與那些更重要的成本比起來,這些完全不值一提,但是卻真的可能為負責人的決策造成困難。

三、忽略云 ERP 的網(wǎng)絡(luò)連接情況

使用本地部署系統(tǒng)時需要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)連接和可用寬帶的問題,使用云 ERP 時當然也是如此,由于這些系統(tǒng)在完成工作時完全依賴外部處理,系統(tǒng)的每一點改進都會對 ERP 的聯(lián)網(wǎng)提出新的要求,所以在完善系統(tǒng)時,預(yù)算也應(yīng)該同時提高。

發(fā)布前及上線處理

產(chǎn)品在發(fā)布前對寬帶的要求是較低的,而且是周期性的。在這個階段,首要目標是提高由產(chǎn)品整體能力決定的可依賴性,而不是 ERP 的事務(wù)處理能力。

所以 ERP 的規(guī)劃要非常謹慎,無論何時,風險管理人員都要擦亮雙眼,確保云 ERP 系統(tǒng)能夠持續(xù)運作。

但是一旦結(jié)束了發(fā)布前階段,企業(yè)就要準備上線了,此時強大的寬帶就變得非常重要。可惜很多 ERP 項目的負責人都忽略了這一點,所以 ERP 的上線才不那么順利,進而花費會超出預(yù)算,產(chǎn)生更多額外的困難。

寬帶需求預(yù)測

一旦企業(yè)系統(tǒng),尤其是云 ERP 系統(tǒng)開始全力運作,寬帶就會變得非常重要,多數(shù)網(wǎng)絡(luò)連接合同提供的報價不止一種,只要流量能夠維持在一定范圍內(nèi)就可以。但是企業(yè)一旦未能準確預(yù)測自己的聯(lián)網(wǎng)需求,超出部分的流量費用也是很巨大的,企業(yè)的支出也會因此大大超出預(yù)期。

為解決這個問題,企業(yè)可以簽訂多年的寬帶合同。首先服務(wù)供應(yīng)商會為一次性支付多年費用的企業(yè)提供一定折扣。在進行協(xié)商的時候需要一次性考慮到公司幾年內(nèi)需要的寬帶情況。

這些都需要對 ERP 有嚴謹?shù)囊?guī)劃,需要風險管理人員擦亮雙眼確保 ERP 系統(tǒng)的運作。也需要定期測量及進行操作測試,否則公司的云 ERP 聯(lián)網(wǎng)能力會制約 ERP 功能的發(fā)揮。

四、未能選擇恰當?shù)姆?wù)組合

現(xiàn)在的云 ERP 供應(yīng)商為了確保產(chǎn)品的發(fā)布、運營和維護都能實現(xiàn)較高水平,會提供各種不同等級的服務(wù)。但是就像規(guī)模問題會對 ERP 實施造成困難一樣,云 ERP 服務(wù)等級的問題也會導(dǎo)致收入的損失或是額外的運營成本。

要更好地理解當前的云服務(wù)等級,可以閱讀以下現(xiàn)在市場總體上接受的觀點。

云 ERP 服務(wù)組合的選擇

協(xié)議有以下幾個特點:商務(wù)分析、運營評定、系統(tǒng)購買研究及評估和端對端路線圖開發(fā)。下一步發(fā)展將包含「核心整合」組合,這類組合會更加技術(shù)性、以開發(fā)為導(dǎo)向,操作任務(wù)包括端對端數(shù)據(jù)繪圖、企業(yè)平臺識別、分析及遷移、運營實施、企業(yè)上線、模塊及附屬系統(tǒng)整合、發(fā)布前測試及 QA、支持及維護以及定期更新。

一旦開始運行云 ERP,就可以使用服務(wù)組合,主要包括供應(yīng)商托管、定制化開發(fā)、BPO 分析、大數(shù)據(jù)以及移動化整合。

在每個案例中,云 ERP 的規(guī)模和復(fù)雜性在公司的成本管理和運營決策中起到了很重要的作用。如果做出了錯誤的選擇,你就需要花更多錢了。

決定如何實施服務(wù)組合

在發(fā)布階段,如果你購買了云 ERP 服務(wù)組合,就應(yīng)該明白 ERP 系統(tǒng)的可行性就取決于你企業(yè)的情況。所以如果你經(jīng)營的是一家小型商店,技術(shù)資源有限,就一定要進行事前分析,否則在之后的經(jīng)營中會增加很多成本。

中級云 ERP 服務(wù)組合中,包括大部分發(fā)布前和發(fā)布后測試以及起始要素,但是組合成本與服務(wù)的深度有關(guān)。一旦系統(tǒng)變成熟,擁有了密集的數(shù)據(jù),并從每日的使用過程中總結(jié)出了操作特點,系統(tǒng)的可擴展性和服務(wù)組合就會非常關(guān)鍵。

制定更好的計劃

長期使用 ERP 系統(tǒng)有利于制定更好的計劃,并從中產(chǎn)生更多機會,幾乎在所有案例中都是如此。計劃的最后一個階段應(yīng)該涉及到企業(yè)如何有效經(jīng)營。

如果你選擇的云 ERP 服務(wù)組合是正確的,云系統(tǒng)的擴張就應(yīng)該是順其自然的。但是如果你沒有認真挑選云 ERP,那么你的成本或許會遠超出想象。

五、未能開發(fā)出修復(fù)計劃

ERP 錯誤修復(fù)系統(tǒng)是指在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時運行的一系列任務(wù)。制定計劃時可以依據(jù)一些有效的基本計劃,每家企業(yè)和每個 ERP 系統(tǒng)的實施都是有所不同的,所以在制定計劃時需要客觀地進行思考。制定了失敗的計劃或是沒有仔細制定,都會造成收入的損失,因為你需要去思考自己究竟要做什么。

在可能發(fā)生錯誤時,需要首先做好最壞的打算,然后再采取以下措施:

確定威脅類型

確定你的 ERP 系統(tǒng)可能出現(xiàn)的較大問題是什么,比如系統(tǒng)完全掉線,但是產(chǎn)品必須要繼續(xù)運行;然后運行各種任務(wù)恢復(fù)運行,再重新加載數(shù)據(jù)。之后再運行一些從屬的功能,如發(fā)票和會計,以及其他各管理系統(tǒng)。

這如我所說,每家企業(yè)都是不同的,所以在你的公司最重要的或許是發(fā)票功能。在決定各功能排序時,要認真思考之后確定自己做出的決定是否正確,否則你就要浪費時間在錯誤的事情上。

建立失敗樹

這是很實用的,上文提到的那些問題,我們有必要建立一個錯誤修復(fù)樹。大體上,公司應(yīng)該遵從以下步驟:

確定交流計劃

確定問題發(fā)生時應(yīng)該聯(lián)系的人,列出名單

以各類資源為基礎(chǔ),針對對問題的回應(yīng)創(chuàng)建指導(dǎo)。

針對每個人所負責的修復(fù)領(lǐng)域作出說明。

針對每個方案列出特定任務(wù)清單

確保負責的經(jīng)歷和員工對每個人物/領(lǐng)域進行檢驗,并對每個清單都達成共識。

盡可能詳細

大多數(shù) ERP 失敗都需要一個修復(fù)過程,所以說時間就是敵人。所以上述失敗樹應(yīng)該盡可能地詳細,確定一切相關(guān)過程/系統(tǒng)/人員,一起每個人在此任務(wù)中應(yīng)該做什么。

建立實用的反饋列表

此部分是修復(fù)計劃的核心,因為系統(tǒng)無法在沒有人的情況下實現(xiàn)自我修復(fù)。在 ERP 系統(tǒng)處于崩潰和安全之間時,較好的辦法就是確保通知到了團隊中的每個人。如果你認為一名員工應(yīng)該在列表上,就要多檢查應(yīng)答列表幾次,并定期檢查列表,確保相關(guān)性和準確性。

部隊在穿越危險的海峽時相信的很多格言都非常有用,我最喜歡的一句就是「想在戰(zhàn)斗一樣訓(xùn)練自己」,意思是說,以防萬一,你應(yīng)該不斷測試自己的修復(fù)系統(tǒng),從中可以取得巨大的進步并且收獲到實用的知識。

首先,對一個或更多緊急方案進行測試時,ERP 團隊面對任務(wù)清單時會變得冷靜,在真正發(fā)生問題時應(yīng)對就會更加及時。

第二,就像我住在南方的子孫說得那樣,團隊需要一個能力,就是在事情發(fā)生前就忘記恐懼,在巨大的壓力下冷靜決策。

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